董事会秘书是一个特殊群体,其伴随着中国资本市场的发展而壮大,即使历经20年从绝对数量上来看可能仍然是中国从业人数最少的职业群体,但这一群体却承担了上市公司规范运作、市值管理、资本运营等重要工作,是上市公司不可或缺的配置。

同时,因其工作的特殊和重要,亦使得对履职的专业性、公正性、创新性、挑战性要求高于很多职业。那么董秘的职责和日常的工作有哪些呢?

董秘的职责
董事会秘书对上市公司和董事会负责,职责分明、责任巨大:

  1. 董事会秘书是上市公司与各证券监管机构(证会、当地证监局、交易所、登记公司和信息公司等)联系的桥梁;
  2. 董事会秘书是上市公司与保荐机构与保荐代表人(持续督导期内)联系的桥梁;
  3. 董事会秘书要做好与其他中介机构(如律师、会计师和评估师)的沟通工作;
  4. 董事会秘书要保持与政府部门的沟通、做好相关文件的报批工作;董事会秘书还要担负起一定的办公室的职责,及统一对外宣传口径的工作;
  5. 董事会秘书要做好与相关证券主流媒体(四大证券报社)的关系工作,及时掌握和了解信息动态,做好媒体宣传报道工作,避免公司的负面报道;
  6. 董事会秘书要负责好投资者(包括机构投资者)接待、电话咨询等工作,处理好投资者关系管理工作,维护好公司形象,推介公司价值。定期组织公司年报网上业绩说明会及不定期组织其他网上说明会等;
  7. 董事会秘书要处理好上市公司与大股东(控股股东,实际控制人)及中小股东、投资者之间的关系工作;

8 . 董事会秘书要协调好上市公司(母公司,总部)与各分子公司及各职能部门之间的关系,尤其是要保持好和公司财务部门的随时沟通工作;

  1. 董事会秘书要负责组织筹备“股东大会、董事会、监事会”的三会工作;准确、及时、完整对外披露公司定期报告、临时报告工作(交易所每年度会对上市公司的信息披露工作进行考核);
  2. 董事会秘书要负责公司内控制度的完善工作,公司的规范运作工作任重而道远,内控制度要根据相关法律法规的逐步深化完善及时建立健全并完善;
  3. 根据监管要求,董事会秘书要定期组织公司董监高参加监管机构的培训,提高业务技能,强化规范运作意识。

鉴于此,董事会秘书配备好一个助手(证券事务代表),打造好一个部门(董事会办公室或证券部)是非常必要的,是法人治理结构不可或缺的一个环节。

董秘的日常工作
(一)每日日常工作

  1. 登陆深交所中小企业板网页,查看其他上市公司的信息披露公告,学习好的经验与作法,提高自家公司信息披露的业务水平,尽量减少监管老师的审核工作量。遇到重大或无先例事项,事先要和监管老师咨询沟通。从事董事会秘书这个职业,无小事,有就是大事了!多看看、多咨询汇报,很有必要!
  2. 登陆中国证监会网站,学习最新的法律法规,分析政策走向和监管部门对法规的解读倾向,了解证券市场上新的IPO或再融资申请,制作IPO和再融资的过会明细表。
  3. 查询主流媒体上关于本公司的最新信息,关注媒体对本公司及本行业内的相关报道,及时登录投资者关系互动平台,针对行业内最新出现的变化分析未来企业有可能遇到的问题,并提前做出应对计划(媒体危机公关能力)。

然后,看下深交所主板、创业板和上交所的公告及相关动态,要多看、多做工作记录!

(二)其他工作

  1. 每天关注同行业的公告文件,关注中国资本市场状况和国家宏观经济形势情况,向公司管理层汇报相关信息并适当提出管理建议。
  2. 上市公司定期报告披露结束后,统计同行业的重要财务数据,找出差距,为公司经营管理水平提高提供支持。
  3. 收集最新的违规处罚事件,并分析违规现象的发生过程及处理结果,以规则、以实际案例做好警示文件提交公司高管学习,促进公司的规范运作。
  4. 做好股东名册的登记、保管和清理工作。这是董事会秘书的一项基础性工作。上市公司的股票在证券交易所挂牌交易,由证券登记结算公司托管,在登记结算公司备有公司完整的股东名册。董事会秘书每月初必需定期查询并下载股东名册(包括冻结及锁定情况等),及时、准确掌握股东的情况,并在定期报告中披露公司股东户数和前十名股东的持股情况。如控股股东发生变更、应及时公告。
  5. 按照《公司信息披露管理制度》的相关要求,强化上市公司敏感信息内部排查机制,严格执行信息披露事务管理制度的规定,进一步规范上市公司信息披露行为,每季度末就相关事项对大股东和实际控制人进行书面函证。
  6. 及时完成监管机构组织的公司治理专项活动、巡检和有关调查问卷工作,配合保荐机构和保荐代表人持续督导期间内的核查工作。

总之,董事会秘书是一个非常重要的工作岗位,其中的酸甜苦辣俱全,既然选择了这个职业,证券监管部门和公司赋予了这个使命,就必须以谨慎的态度和公信力对待工作中的每一个细节,紧跟证券市场法制建设的步伐,保证公司的规范运作(比什么都重要),并获得证券市场长期稳定的支持。